Pengorganisasian Struktur Manajemen II

TUGAS 5

A. Struktur Fungsional

yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

Manfaat Struktur Fungsional :

• Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.
• Tugas – tugas yang konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.
• Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.
• Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.
• Jenjang karier yang jelas dalam fungsi – fungsi. 

Kerugian Struktur Fungsional :

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi.
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

B. Struktur Divisional

Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional, divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik  dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu perusahaan.

Manfaat Struktur Divisional :

• Fleksibilitas yang tinggi dalam merespon perubahan lingkungan.
• Meningkatnya koordinasi antar departemen fungsional.
• Menunjukkan dengan jelas pertanggungjawaban untuk produksi dan pelayanan pengiriman.
• Keahlian yang difokuskan pada pelanggan, produk – produk dan daerah – daerah khusus.
• Perkembangan atau penurunan ukuran yang mudah dengan menambah atau menghapus divisi – divisi. 

Kerugian Struktur Divisional :

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

STUDI KASUS

PT Jasa Putra Indonesia

Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yang mana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Analisis :

Menurut saya jika suatu perusahaan baik penghasil barang atau jasa akan lebih baik jika menggunakan struktur organisasi ini makan perusahaan tersebut akan lebih mudah mengontrol bagaimana perkerjaan bawahannya dan pemberian tugas akan tersusun dengan rapid dan kelebihan dari struktur fungsional organisasi kecil pun dapat menggunakan struktur ini.

DAFTAR PUSTAKA :

Manulang,M. 2012. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Afifuddin,M.M.2012.Dasar-dasar Manajemen.Bandung:ALFABETA.

Munandar, Ashar S. 2001. Psikologi industri dan organisasi, UI-press, salemba.
Schermerhorn, J. R. 2003. Manajemen. Jogjakarta : Andi Yogyakarta.

Pengorganisasian Struktur Manajemen I

TUGAS 4

A. Definisi Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

B. Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur  spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

C. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari Manajemen

Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :

• Organisasi Formal. Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
• Organisasi Informal. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.

Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Organisasi Informal. Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.
2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.
3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan. 
4. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.

STUDI KASUS 

Yayasan Gugah Nurani Indonesia

Beberapa bulan yang lalu saya memutuskan untuk bergabung di sebuah yayasan bernama Gugah Nurani Indonesia yang berada didaerah Menteng Tenggulun, Manggarai. Saya memutuskan untuk bergabung di yayasan tersebut karena saya merasa tujuan dari yayasan tersebut sangat mulia sekali yaitu membuat orang-orang sadar betapa pentingnya saling berbagi satu sama lain ternyata saat saya bergabung semakin yayasan tersebut sudah memiliki lebih dari 20 orang.  Yayasan itu sendiri memiliki program yang dinamakan Kantong Belajar dan program itu ditujukan kepada anak-anak yang tinggal didaerah menteng tenggulun. Kita sama sama menyadari tujuan dari perkumpulan kita ini adalah untuk membantu anak-anak yang mengalami kesulitan dalam belajar dan membuat anak-anak dekat dengan kita sehingga setiap mereka memiliki masalah mereka dapat bercerita dengan kita.

Analisis :

Menurut pendapat saya, saya dan anggota lainnya merupakan salah satu contoh dari organisasi formal karena kami bernaung disebuah yayasan resmi dan kami mau bergabung diyayasan tersebut karena kami memiliki tujuan yang sama baik diantara anggotanya atau dengan yayasan, jadi kami ingin bergabung bukan karena paksaan tetapi memang keinginan sendiri agar kami sama-sama bisa mewujudkan tujuan kami.

DAFTAR PUSTAKA :

Mukhyi, Abdul. M & Saputro, Imam, Hadi1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: Gunadarma University

Hasibuan, H. Malayu S.P 2005 Manajemen, dasar, pengertian, dan masalah. Jakarta; Bumi Aksara

Etzioni, Amitai, 1982. Organisasi-Organisasi Modern. Alih bahasa oleh Suryatim. Jakarta; diterbitkan atas kerja sama Universitas Indonesia dan Pustaka Bradjaguna.

Siswanto H.B 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta; Bumi Aksara

Perencanaan Penetapan Manajemen II

TUGAS 3

A.Manfaat Perencanaan Dalam Manajemen

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Pemilihan berbagai alternatif terbaik
5. Standar pelaksanaan dan pengawasan
6. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
7. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
8. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
9. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
10. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
11. Menghemat waktu, usaha dan dana. 

B. Jenis Perencanaan Dalam Organisasi

1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose). menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.
2. Tujuan. merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Kebijakan. merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).
4. Prosedur. merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).
5. Aturan. merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.
6. Program. merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
7. Anggaran. merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka. Berdasarkan luas cakupan masalah yang dihadapi oleh manajer dalam suatu organisasi serta jangka waktu yang berada dalam suatu rencana,

Rencana dapat digolongkan dalam 3 bentuk,yaitu:

1. Rencana Global (Global Plan): Rencana global ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.Apa yang menjadi tujuan akhir suatu organisasi yang bersifat jangka panjang.Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi.Dimana dalam pengembangannya harus memperhatikan situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi dimasa yang akan dating,yang tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan yang di miliki oleh organisasi. Analisa penyusunan rencana global terdiri atas: Strength,yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.Weaknesses,memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. Opportunity,yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi. Treath,yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.
2. Rencana Strategik (Strategic Plan): Bagian dari rencana global yang lebih terperinci.Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global.Dimensi waktunya adalah jangka panjang.Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas,mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
3. Rencana Operasional (Operational Plan): Rencana ini meliputi perenanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

STUDI KASUS -  Misi atau Maksut  dalam Perencanaan

Judul : Organisasi Pecinta Anime

Beberapa tahun belakangan ini sedang marak-maraknya muncul organisasi dengan berbagai macam jenis salah satunya organisasi yang sedang banyak diminati kususnya oleh para kalangan remaja adalah komunitas pecinta anime. Awalnya komunitas tersebut hanya terdiri dari beberapa orang itupun hanya orang-orang terdekat saja yang sama-sama memiliki hoby pada anime jepang sampai akhirnya mereka memutuskan untuk memperluas komunitas tersebut dengan bantuan media sosial, ternyata komunitas tersebut mendapatkan respon yang baik dari masyarakat Indonesia di berbagai daerah sehingga jumlah anggota mereka dimedia sosialpun sudah mencapai ratusan ribu orang. Sesekali komunitas ini pun melakukan suatu acara agar semua anggota mereka yang terdiri dari berbagai daerah itu bisa berkumpul dan sharing satu sama lain. Komunitas ini juga sudah berhasil menggambarkan peran atau maksut keberadaannya pada masyaratak tertentu yaitu masyarakat yang sama-sama memiliki kecintaan pada anime jepang agar memiliki tempat untuk saling bertukar cerita atau sekedar memberikan informasi dengan orang-orang yang sudah bergabung dikomunitas tersebut.

Analisis :

Menurut pendapat saya, komunitas ini sudah berhasil menunjukan peran atau maksut keberadaannya pada orang-orang yang sama-sama memiliki kecintaan pada anime bahkan komunitas ini memberikan dampak positif karena sudah membuat suatu wadah bagi anggotanya  untuk saling sharing dan bertukar informasi.

  

DAFTAR PUSTAKA :

Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004.

Husaini Usman. Manajemen(Jakarta: Bumi Aksara, 2008).

Mukhyi, Abdul M & Saputro, Imam, Hadi.1995. PENGANTAR MANAJEMEN UMUM. Jakarta: Gunadarma University.

Afifuddin,M.M.2012.Dasar-dasar Manajemen.Bandung:ALFABETA.

Perencanaan Penetapan Manajemen I

TUGAS 2

A. Definisi Perencanaan (Planning)

   Dalam manajemen perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.

   Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam bentuknya  yaitu :

1. Rencana formal adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini dibentuk untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
2. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada kemampuan anggota dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak tertulis disini adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau organisasi, rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja. Pada sebuah rencana formal atau rencana bersama tentunya memiliki tujuan tertentu agar mengikat anggota untuk tetap berada pada komitmen menjalankan sebuah tugas bersama.

Definisi perencanaan dikemukakan Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.

  
Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. 

B. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1. Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.

Kegagalam atau tidak merumuskan tujuan organisasi disebabkan :

• Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
• Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
• Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika pemimpin/ manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
• Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
• Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.

Banyak cara yang harus dilakukan oleh manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu :

• Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan.
• Menyediakan informasi yang memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
• Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
• Sadar akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negative

Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari  konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi.

Berbagai aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :

• Skala Prioritas Tujuan. Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.
• Kerangka Waktu Tujuan. Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu unsur waktu saja.
• Konflik Diantara Tujuan. Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
• Pengukuran Tujuan. Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan. 

2. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3. Mengenal Dukungan dan Kendala

Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4. Mengembangkan Premis Peerencanaan

Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.

STUDI KASUS

Indofood Sukses Makmur 

Salah satu perusahaan yang sangat terkenal di Indonesia adalah Indofood Sukses Makmur, atau yang lebih dikenal dengan naman Indofood. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1990 oleh alm Sudono Salim dengan nama awal Panganjaya Intikusuma. Pada tahun 1994 perusahaan berganti naman menjadi Indofood dan pada saat bersamaan Hendy Gunawan, direktur pemasaran pada saat itu melakukan peninjauan strategi pemasaran serta performa perusahaan, salah satu yang dievaluasi adalah produk mie instant.

Pada saat itu penjualan produk meningkat selama 2 tahun dengan pertumbuhan mencapai 53% dan 95% antara tahun 1991 - 1993. Perusahaan berencana melakukan IPO pada akhir 1994 dan pada saat itu keputusan penting yang diambil adalah terkait dengan produk perusahaan dan wilayah regional yang akan menjadi target sasaran.

Sangat penting bagi Indofood untuk mempertahankan kondisi market leader saat itu. Posisi itu dapat dicapai dengan melancarkan penetrasi produk yang kuat dan didukung oleh kontrol distribusi serta produksi yang ketat. Dengan kebijakan ini perusahaan dapat mengontrol biaya dan mempengaruhi kebijakan harga. Harga menjadi faktor penting karena banyak produknya adalah kebutuhan pangan sehari-hari sehingga konsumen cukup sensitif dengan harga. Strategi perusahaan dapat dibagi menjadi 4 pilar yaitu kemapuan organisasi, kemapuan pemasaran, kemampuan produksi dan kapabilitas tim manajemen dalam menyuarakan kebijakan.

Indofood melakukan investasi yang kuat dalam membangun dan mempertahankan merek. Usaha pemasaran dilakukan melalui iklan di banyak media massa dan sponsorship padabanyak event . Saat itu Indofood mengembangkan tim riset dengan mempekerjakan sebanyak 60 orang untuk membantu perusahaan  merespon secara efektif pergerakan tren, preferensi, dan ekspektasi pasar. Indofood juga memiliki departemen desain kemasan sendiri. Pada tahun 1990an perusahaan memiliki sistem distribusi makanan terbesar di Indonesia. Aktifitas dan distribusi ini dikoordinasikan melalui sistem infomasi manajemen.

Pada tahun 1994 , Indofood berhasil menjadi produsen mie instant terbesar di dunia dengan pangsa pasar sebesar 90% di Indonesia. Sampai saat ini Indofood adalah salah satu perusahaan yang produknya dikenal masyarakat Indonesia dan berhasil menguasai pasar ekspordengan sejumlah produknya.

Analisis :

Menurut pendapat saya Indofood bisa memang pantas mendapat kesuksesan seperti sekarang ini, sebab Indofood memiliki perencanaan yang baik dan kuat sehingga dapat menggontrol biaya dan tetap konsisten dengan harga mie instan yang mereka produksi sebab mereka tau konsumen cukup sensitife dengan harga yang ada dipasaran sekarang ini jadi pantas saja kalau Indofood tiap tahun mengalami peningkatan dalam penjualannya dan menjadi produsen mie terbesar di dunia.

DAFTAR PUSTAKA :

James A.F Stoner. Manajemen Eisi Kedua, jilid I. Erlangga, Jakarta. 1996
Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004
Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta
Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

Manajemen dan Kepemimpinan

TUGAS 1

A. Pengertian Psikologi Majamen

  Istilah manajemen berasal dari kata to manage berarti control. Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai mengendalikan, menangani, mengelola. Selanjutnya kata benda “manajemen” atau management dapat mempunyai berbagai arti. Pertama sebagai pengelolaan, pengendalian atau penanganan “managing”. Kedua perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa skillful treatment. Ketiga gabungan dari kedua pengertian tersebut yaitu berhungan dengan penngelolaan suatu perusahaan, rumah tangga atau suatu bentuk kerja sama dalam dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

Tiga pengertian tersebut mendukung kesepakatan anggapan bahwa manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode ke ilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.

  Frans Sadikin mengatakan majemen adalah suatu proses untuk menciptakan, memelihara, dan mengoprasikan organisasi perusahaan dengan tujuan tertentu melalui upaya manusia yang istematis, terkoordinasi dan kooperatif, maka proses penetuan asas-asas pokok perusahaan yang menjadi batasan, pedoman, dan penggerak bagi setiap manusia dalam perusahaan, sudah termasuk dalam pengertian manajemen.

B. Pengertian Kepemimpinan

  Kepemimpinan atau leadership adalah cara atau teknik pimpinan atau manajer untuk mengarahkan atau menyuruh supaya orang lain mau mengerjakan apa yang ditugaskan.

 Menurut Wahjosumidjo menyatakan bahwa apabila seseorang ingin memahami dan mempelajari segala sesuatu berkaitan dengan kepemimpinan, perlu lebih dahulu mengetahui dan memahami arti atau batasan istilah kepemimpinan.

   Wahjosumidjo juga menjelaskan bahwa kepemimpinan adalah :

1. Sesuatu yang melekat pada diri seorang pemimpin yang berupa sifat-sifat tertentu seperti : kepribadian (personality), kemampuan (ability), dan kesanggupan (capability).
2. Rangkaian kegiatan (activity) pemimpin yang tidak dapat dipishkan dengan kedudukan (posisi) serta gaya atau perilaku pemimpin itu sendiri.
3. Sebaagai proses antara hubungan dengan interaksi antara pemimpin, pengikut dengan situasi.
4. Menurut Hemhiel dan Coons bahwa kepemimpinan adalah perilaku dari seorang individu yang memimpin aktivitas-aktivitas suatu kelompok ke suatu tujuan yang akan dicapai bersama (share goal).

   Menurut Rauch dan Behling menyatakan bahwa kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasikan kearah pencapaian tujuan.

    Jadi, dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah hubungan antara anggota-anggota dan organisasi pemimpin, maka kepemimpinan berlangsung atas dasar adanya saling membutuhkan dan minat yang sama dalam rangka mrncapai tujuan.

STUDI KASUS

Struktur Organisasi untuk Manajemen Talenta

Situasi :

  Banyak organisasi memperkenalkan strategi manajemen talenta dengan menempelkannya pada struktur yang sudah ada dalam organisasi.  Studi kasus ini menggambarkan suatu pendekatan di mana strategi manajemen talenta menjadi bagian integral dari struktur organisasi dan menjadi basis bagi pengembangan strateginya.

 Dalam kasus ini perusahaan menginginkan secepatnya karyawan bertanggung jawab memberi laba nyata bagi perusahaan. Apabila berhasil, setelah kemampuan karyawan berkembang, perusahaan memberi tanggung jawab yang lebih besar lagi. Falsafah pengembangan tanggung jawab ini digabungkan dengan konsep yang disebut sebagai “fully burdened profit center”.

  Dalam konsep ini, profit center menanggung biaya langsung plus biaya overhead korporat yang dialokasikan kepada profit center tersebut. Biaya overhead tersebut, bersama dengan pendapatan yang dihasilkan masing-masing profit center, digunakan untuk menghitung posisi laba rugi bulanan. Hasil kumulatif profit center dalam suatu divisi menghasilkan laba rugi divisi dan kumulatif laba rugi divisi menghasilkan laba rugi Grup.

Permasalahan Utama :

  Pengalokasian biaya overhead dan biaya tidak langsung secara adil pada masing-masing profit center. Pengembangan sistem pelaporan dan prakiraan (forecasting) pada level pelaporan yang paling rendah dan yang akan memungkinkan agregasi (penggabungan) dalam divisi dan sampai level Grup. Perekrutan, pengembangan dan pelatihan  staf yang mampu bekerja dalam struktur ini dan berjuang dalam budaya ini.

   Pengembangan proses perencanaan tahunan yang efektif yang merupakan kombinasi parameter dari bawah ke atas (bottom-up) dan dari atas ke bawah (top-down) di mana sasaran bisnis pusat laba diasimilasikan ke dalam rencana dan sasaran pertumbuhan Grup.

Analisis :

   Menurut pendapat saya, tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah bagaimana mengalokasikan biaya overhead grup kepada masing-masing profit center secara adil. Pendekatan ini mendorong para manajer profit center untuk mengkaji kembali laba yang dibuatnya dengan mempertimbangkan biaya overhead grup yang harus ditanggung. Program imbal jasa dan penghargaan mereka didasarkan pada pencapaian target laba yang dibuat setelah menanggung overhead Grup.

  Tantangan yang kedua adalah untuk menemukan keseimbangan antara mental ‘robber baron’ dengan etos ‘good for the Group‘. Inti dari tantangan ini adalah aspek tersembunyi lain dari strategi manajemen talenta, yaitu mendapatkan dan mengembangkan karyawan yang berkinerja tinggi. Pada level profit center, manajer pusat laba berupaya menarik dan mempertahankan orang-orang yang memiliki kemampuan tinggi untuk menghasilkan laba. Semangat tim yang kuat ditumbuhkan dan dikembangkan, dan jika tim berhasil mencapai target, semangat kerja menjadi tinggi dan etos kerja berkembang. Meskipun semangat dan etos kerja ini diharapkan, ada juga sisi negatifnya. Salah satunya adalah ‘nuansa perang’ di mana unit laba yang satu dengan yang lain akan berkompetisi dalam bisnis yang sama. Seringkali, hal ini membuat pelanggan menjadi bingung (karena diperebutkan oleh profit center-profit center) dan menjadi kelemahan Grup secara keseluruhan.

Masalah utamanya adalah komunikasi strategi sebagai falsafah operasional. 

Cara bagaimana menangani masalah tersebut adalah :

 Strategi yang diambil perusahaan adalah merekrut karyawan lulusan pendidikan S1 untuk memberi tenaga baru dengan kapasitas intelektual yang diinginkan.

  Tahun pertama bagi karyawan baru adalah mengikuti kombinasi pelatihan teknis dengan mendapatkan pengalaman di lapangan di profit center. Pada awal tahun, masing-masing profit center mengidentifikasi lulusan S1 yang dibutuhkan, dengan menanggung biaya perekrutan dan pelatihan.

Program perekrutan karyawan baru dikelola oleh Departemen SDM Grup, yang juga memonitor perkembangan karyawan yang direkrut sejak awal tahun. Salah satu sasaran dari proses ini adalah mengidentifikasi pola dan tren yang akan membantu memastikan proses seleksi awal dapat mengidentifikasi karakteristik karyawan yang baru direkrut yang membuat kemajuan terbaik dari segi pengembangan karier.

  Bagi mereka yang sudah berada dalam perusahaan yang telah lolos program pelatihan, proses pengembangan karier membawa mereka melewati serangkaian peningkatan level tanggung jawab untuk mencapai hasil tertentu.

DAFTAR PUSTAKA :

Kartini Kartono. Pemimpin dan Kepemimpinan .Jakarta:PT. Grafindo Persada. 1998.

Mohamad Miftah Thoha,.Kepemimpinan dalam Manajemen Suatu Pendekatan Prilaku.Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada, 1999.

Hikmat. 2009. Manajemen Pendidikan. Bandung: CV Pustaka Setia.

Nawawi, Hadari dan Martini Hadari. 2004. Kepemimpinan yang Efektif. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.